Evaluasi

Kita pernah dikenai atau melakukan evaluasi. Ketika kita sekolah semua guru atau dosen akan melakukan evaluasi atas pemahaman kita pada topik-topik yang mereka ajarkan. Kemudian ketika kita bekerja maka ada atasan yang kemudian mengevaluasi pekerjaan yang telah kita lakukan. Ketika kita diserahi suatu tugas, kita bahkan dapat melakukan evaluasi atas perkembangan performansi tugas tersebut.

Ingat konsep 80:20. Orang-orang mendengung-dengungkan bahwa dari seluruh konsumen atau pelanggan perusahaan ada 20% pelanggan yang memberikan kontribusi 80% pendapatan bagi produsen. Beberapa perusahaan kemudian membuat unit organisasi khusus untuk mengelola pelanggan yang 20% tersebut.

Pengelolaan atau bahkan unit organisasi khusus itu berarti ada effort tambahan yang harus dikeluarkan perusahaan. Dalam hal ini berarti perusahaan harus mengalokasikan sejumlah sumber daya; manusia, peralatan dan dana untuk pengelolaan tersebut.

Apa yang kemudian terjadi bila sumber daya manusia dialokasikan kepada unit organisasi tersebut. Mungkin unit organisasi yang ditinggalkan masing-masing sumber daya tersebut mampu melakukan pekerjaan yang efektif dan efisien. Itu juga sangat tergantung pada jumlah dan beratnya pekerjaan yang dilakukan di unit organisasi itu. Bila pekerjaan di unit organisasi yang ditinggalkan cukup berat atau cukup banyak jumlahnya, maka berarti butuh tambahan sumber daya manusia. Belum lagi karena ada unit organisasi baru, maka diperlukan fasilitas baru seperti ruang kantor, kendaraan dinas, komputer, meja dan banyak lagi yang lainnya.

Penambahan peralatan tersebut berarti akan terjadi penambahan pada biaya yang harus dikeluarkan. Padahal biaya installment seringkali sangat tinggi. Sehingga perlu dialokasikan khusus untuk keperluan tersebut. Tentu saja dengan harapan bahwa pendapatan yang mereka kontribusikan tetap tinggi. Tapi ternyata tetap tinggi saja tidak lagi cukup.

Effort itu seringkali diberi nama; prioritas, wealth management, big customer, atau apa saja. Tetapi harus tetap diperhatikan bahwa effort tersebut diadakan karena konsep 80:20. Maka konteks itu harus terus dijaga bahwa kurang dari 20% pelanggan memberikan 80% pendapatan, atau 20% pelanggan memberikan kontribusi lebih dari 80% pendapatan.

Pernah baca buku Baik Menjadi Hebat (Good to Great) karya Jim Collins, kan? Menjadi baik saja tidak cukup, harus bisa menjadi hebat. Sekarang mari kita lihat kondisi ketika unit organisasi itu dibangun. Apakah memang didasarkan pada konsep yang tepat bahwa pelanggan yang diurusi adalah 20% dari total pelanggan yang memberikan kontribusi sekitar 80% dari total pendapatan. Ketika Anda menyadari bahwa mungkin dasar membangun unit organisasi tersebut, maka ada baiknya Anda melakukan evaluasi terhadap unit organisasi tersebut.

Andaikan Anda memang sudah sangat yakin dasar penetapan pendirian unit organisasi tersebut, maka evaluasi lanjutan perlu Anda lakukan. Apakah benar bahwa jumlah pelanggan yang dikelola oleh unit organisasi tersebut masih sesuai dengan konsep pada saat pendirian. Bila kontribusi pendapatan dari 20% pelanggan ternyata sudah turun hingga di bawah 60% maka Anda perlu mengevaluasi ulang unit organisasi tadi.

Karena pendirian dan pengelolaan sebuah unit organisasi berarti menyerap banyak sumber daya, dan mungkin bahkan menambah penyerapan sumber daya bila dibandingkan pada saat unit organisasi tersebut belum didirikan. Maka sangat perlu diperbandingkan antara tambahan biaya yang dikeluarkan dengan tambahan pendapatan yang dihasilkan.

Seringkali hasil sebuah evaluasi mendorong Anda untuk mengambil tindakan yang tidak menyenangkan bagi pihak-pihak tertentu. Tetapi Anda tidak sedang bersenang-senang. Anda tidak sedang bertujuan menyenangkan banyak pihak. Perusahaan diciptakan untuk multiplying wealth. Maka ketika unit organisasi lebih banyak menyerap tambahan biaya dibandingkan menghasilkan tambahan pendapatan, maka Anda harus mengambil keputusan, bahkan keputusan yang paling pahit.

by : Ardian Syam - analis bisnis pada Divisi Regional I Sumatra, PT Telekomunikasi Indonesia