Langkah Memperbaiki Proses Bisnis

The method used to manage business process will be a major factor in determining the survival of corporation in the coming decade (Noland D. Archibald).


Trend bisnis ditandai dengan customer oriented, kompetisi yang kompleks dan penggunaan teknologi informasi. Sehingga ada 3 hal yang harus dilakukan agar perusahaan dapat tetap unggul dalam bersaing, yaitu : membuat proses bisnis yang didasarkan pada kebutuhan konsumen, proses bisnis dan program-program diturunkan dari tujuan strategis perusahaan dan menerapkan teknologi yang cost effectives.

Baru-baru ini, sebuah perusahaan nasional berskala besar banyak dikeluhkan oleh vendor-vendornya karena proses pembayaran yang sangat telat. Setelah ditelusuri, ternyata penyebabnya adalah birokasi dan proses bisnis yang berbelit-belit. Karena itu, proses bisnis perusahaan yang ada perlu untuk dievaluasi dan diperbaiki. Berikut 4 langkah dalam melakukan perbaikan proses : PADI (Petakan, Analisis, Desain, Implementasi).

1. Petakan
Organisasi perlu untuk memetakan proses yang dilakukan saat ini (as is condition). Tujuannya sebagai bahan evaluasi dan dasar dalam melakukan perbaikan proses. Ada beberapa cara dalam melakukan pemetaan proses, salah satu yang paling sering dipakai adalah dengan menggunakan IDEF 0. Cara lain yang lebih mudah adalah memetakan proses dengan menggunakan Ishikawa – Mathiyas Thaib Diagram. Metode rancangan CEO Alomet & Friends Mathiyas Thaib ini memodikasi diagram tulang ikan dalam memetakan proses. Manfaat lain dibuatnya suatu peta proses bisnis organisasi adalah terlihatnya aliran kerja yang lintas fungsi yang sering disebut proses horizontal.



2. Analisis
Peta proses yang ada kemudian dianalisis untuk menentukan proses mana yang akan diperbaiki. Ada 3 cara memilih proses yang akan diperbaiki. Pertama, pilihlah proses yang bermasalah. Contohnya adalah proses pengembangan produk baru. Jika sudah 5 tahun belum ada produk yang dihasilkan, maka itulah proses bermasalah. Kedua, proses utama yang berhubungan langsung dengan konsumen eksternal. Suara konsumen (voice of customer) menjadi input dalam pemilihan proses yang perlu diperbaiki. Ketiga, yang paling feasible untuk diperbaiki. Hal ini akan membangkitkan semangat untuk memperbaiki proses-proses yang lebih sulit lagi.

3. Desain
Tahap selanjutnya adalah merancang proses perbaikan (should be condition). Pada tahap ini dirancang suatu proses baru dengan memperhatikan parameter-parameter proses yang ditetapkan. Parameter-paramater tersebut dapat berasal dari persyaratan pelanggan (customer requirements). Rancangan proses baru juga mungkin perlu disertai dengan adanya perubahan kebijakan dan pengendalian proses yang dianggap perlu.

4. Implementasi
Tahap ini adalah tahap penerapan dari apa yang telah dirancang pada tahap sebelumnya. Pelatihan karyawan, perubahan tata letak kerja, penggunaan IT adalah beberapa hal yang mungkin diperlukan untuk melaksanakan proses yang baru dirancang ini. Tipe organisasi yang paling adaptif dalam menerapkan perubahan proses adalah organisasi berbasis proses.